無駄な残業から回避！「させられ残業」を無くす振る舞いはこれだ！！

残業って本来は必要じゃないし、やりたくないですよね。

法律でも、1日8時間以上働かせてはいけないと決められていて、会社の労働組合が認めた時や上司の承認をもらったときのみ「残業できる」という位置づけなんです。

とはいうものの、仕事が終わらない、あるいはトラブル対応等でどうしても残業しないといけない時もありますよね。

ですが、残業の中でも上司が帰らないから仕方なく残る、あるいは、定時直前に仕事を依頼されて対応しなければならない残業は、最もやりたくない残業ですし、無駄で、モチベーションも上がりません。

私はこれを「させられ残業」と勝手に命名してます。

 

この「させられ残業」は、仕事のやり方、、普段の行動で、うまく逃げる事が出来ます。

とはいっても、

「上司などから仕事頼まれたら断れないよ」

と思いますよね？

 

頼まれたら断れないのであれば、そもそも頼まれないようにすればいいのです。

どうすればよいか、ここでご紹介していきます。

 

 

させられ残業を無くすテクニック

定時後の自分のスケジュールをブロックする

最近は多くの会社で、個人の仕事のスケジュールがみんなで見れるようなシステムを使っている事が多いですので、このようにスケジュールをブロック、すなわち誰にも予定を入れさせないようにする事で、定時直前の仕事依頼や定時後の会議設定を防ぐことが出来ます。

 

ブロックしておかないと、勝手に「18時から会議」なんていう予定を入れられたりすることもあると思いますし、定時直前に「コレ、レポートにまとめといて」など、仕事が降ってくるなど、時間を意識していないような連絡や依頼がどんどん舞い込んできます。

 

そんな時のために、例えば18時以降の自分の予定をシークレット（あなた以外は、予定が入ってる事以外わからない（何の予定か等はわからない）で入れておく等しておけば、なかなか勝手に予定を入れられませんし、定時前に仕事を振られにくくなります。

先手を打っておくことで、相手はあなたに対して「予定があるみたいだから仕事依頼しない方がよいか・・・」と一瞬立ち止まって考えてしまうので、これだけでも抑制効果は非常に大きいです。

一度こう思うと人は、その不安を払拭して、あなたに仕事を頼むのはとても勇気が要る精神状態になります。

是非活用してください。

 

しかし、毎日毎日定時後にロックをかけておくと、怪しまれたり、何の予定を入れているのかと突っ込んで聞いてくる場合もあるので、適度に不規則な感じで入れるようにしましょう。

曜日をランダムにする、時間帯も17時半からロックもあれば、18時とか18時半とかからロックしている日もある、という具合です。

 

 

会議がダラダラ続く体質の会社なら、会議の進行をあなたが務める

結論が出ずにダラダラ議論なのか雑談なのかよくわからない無駄な会議って本当にイライラしますよね。

そんな時は、あなたが会議の進行を務めることで、夕方くらいからの会議でも定時前に終わらせてさっさと帰る事が出来ます。

あなたの会社が、無駄な会議や、予定時間を過ぎても何のためらいもなく会議を続けてしまうなど、時間に対する意識が無いのであれば、なおさら効果的です

そうすることで、ダラダラした会議や脱線する会議を防ぐ事が出来ます。

ダラダラした会議は、会議の目的がハッキリしていなかったり、進行が居ないあるいは下手ということが要因のひとつです。

日本によくある会議ですね。何かを決めるという意識が無く、集まって話をすることで満足してしまうパターンです。

しかし、このままでは流れに身を任せることになり、なんとなく終わりかなという空気が流れるまで終わらないし、そうなると途中で帰ろうとしても、「え？まだ終わってないでしょ？」なんてことを言われるので、途中で帰るのはとても難しいです。

これを防ぐためには、あなた自身が進行役となるのです。

会議の目的を明確にし、話し合うべきことを事前に決めておく、そして話が脱線したら元に戻し、時間内に終わらせるようコントロールするのです。

会議の主導権を握るのです。

自分より年上だし上司や役職が上の人を前にして進行役はかなりプレッシャーですが、進行役をやることで進行の技術も身に付きますし、上司や他の役職者にアピールにもなります。一石二鳥です。

会議の内容は難しければハッタリでも良いです。時間と会議目的がハッキリしていれば十分です。

恐れず思い切って仕切り役を買って出てみましょう。

 

 

仕事の期限を日ではなく時間まで明確に設定して依頼する

他の部署や、チームメンバーなど、誰かに仕事を依頼するとき、必ず期限を設定し、しかもその期限を「〇月〇日まで」ではなく、「〇月〇日〇時まで」というように、時間まで明確に期限を定時して依頼しましょう。

これにより、他部署や他の人に振っていた仕事の回答が早まります。

仮にあなたに仕事の依頼が来た時、「今日中」、と言われたら、何時を思い浮かべますか？

定時ですか？
19時くらいですか？
23時59分ですか？

もし今日中＝23時59分と解釈している人に対して「今日中にお願い」と言っていたら、定時になんて回答は来ません。

「今日中」と言っても上記のように、人それぞれ理解が異なり、時間にも大きなギャップがあります。定時と23時59分だと、6時間半もギャップがあります。

 

私自身も、何度もこういった認識違いで痛い思いをしています。

少々残業してでも今日中に終わらせないといけない仕事なのに、頼んでいた仕事が全然回答がなく、確認したら「え？今日中だから、日付変わる前でいいでしょ？」なんてことを言われることは結構ありました。みんな認識が違うんですよね。

そんな風にならないように、仕事を依頼する時は、今日〇時まで、と時間を具体的に示して期限を切りましょう。そして、今日の早い段階で回答が欲しいなら、「定時まで」ではなく「16時まで」とか「15時まで」としましょう。

定時に回答が来てもチェックするために残業になりますよね？

加えてもし修正が必要なら再度依頼しないといけません。どんどん遅くなります。

このように時間まで期限を細かく設定すると、早く回答が来ることに加え、依頼された側も時間をかなり意識します。

人は、時間まで指定されると頭に残りやすくなり、自然とその時間を意識します。そのため回答期限を守ろうとする動きになります。

 

そもそも夕方に会社に居ないようにする

会社や仕事にもよりますが、最近はテレワークやリモートワークがかなり普及してきているので、それを最大限活用し、そもそも会社に居ないようにすれば仕事を頼まれることが減ります。

あなたがデスクに居ないというだけで、それでも頼まないといけない場合は「メールで頼まないといけない」となります。このメールが実は、仕事を頼む側からすると、かなり手間で、時間もかかるし面倒くさいものなんです。

口で説明するのは簡単でもメールではとても難しいからです。

そのため、メールで頼むとなると、面倒くさいという思いが優先され、あなたではなく他の誰かに頼んだり、明日か明後日に頼もう、というようになります。

人は、ひとつでも面倒くさいタスクがあると、心理的に、まあいいかと思ってしまったりして敬遠してしまうのです。

仕事内容にもよりますが、外回りの多い営業関連部門や、駐在等で顧客先に行く等、会社に居ないことが多い場合は、特に夕方に会社に戻らないようにしましょう。

 

 

させられ残業回避策を行う時の重要なポイント

定時後のをブロックする場合は1ヶ月先くらいまでで留めておく

あまりに先までスケジュールを入れておくと、怪しまれる可能性がありますし、人によっては「何の予定入っているの？」と聞いてくることもあります。

聞かれても、かわせるのであれば問題ないですが、自信が無い人はあまり先までスケジュールを入れないようにしましょう。

また、キッチリ定時以降を毎日ブロックするのも出来るだけやめましょう。

明らかに避けてる感が出てしまいます。

 

 

スケジュールブロックと会社に居ない作戦のハイブリッドが効果的

先に書いたスケジュールブロックと会社に居ない作戦を適当なタイミングで使い分けることが一番効果出来ですし、バレないというか怪しまれません。

月曜：ブロック
火曜：ブロック
水曜：居ない
木曜：ブロック
金曜：居ない

のような感じで、適当にランダムでOKです。

 

それでも突っ込んでくる人傍に居ますが、そのまれる可能性として考えられるのは、会社に居ない作戦の時に「何故会社に戻らないのか？」と聞かれることです。

その時の答えは簡単です。

「会社に戻る時間を仕事に当てれば効率的だから」

でOKです。

効率的に仕事をして時間を有効活用しているのですから、これを言われた方は文句の言いようがありません。

 

 

 

会議の進行役は、回答期限の設定は、「あなたのためだよ感」をおもいっきり出す

会議の進行役を務めたり、依頼先に回答期限を設けることは、相手を思いやっている感を出してみましょう。そうすると相手も多少は嬉しさを感じるはずです。

会議も仕事依頼も、相手の時間を拘束している訳です。

だから、なるべく無駄な時間を無くし、早く済ませる事が重要です。

なので、「あなたの時間を使わせてもらうからなるべく早く終わらせる」という雰囲気を醸し出すよう努力しましょう。

例えば会議でも「〇〇さん、忙しいから〇時には終わらせたいのでちょっと話まとめましょうか」と投げかけたりしましょう。相手も悪い気にはならないはずです。

 

 

さいごに

残業にも種類があります。自分の意志や責任感で行う通常の残業と、勝手に予定を入れられたりするさせられ残業です。

させられ残業は外的要因が強いため、自分の意志でコントロールするのは難しいですが、

 

と、テクニックを使うことで、かなり回避することができます。

モチベーションが極めて低い「させられ残業」を減らし、早く仕事を切り上げて帰るなり趣味の時間い費やすなりで、有意義に過ごしましょう！